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8 dicas de como controlar dados do laboratório














O laboratório de prótese deve ser tratado como uma empresa e uma empresa que faz o controle dos seus dados de forma eficaz, consequentemente é mais rápida na entrega dos seus serviços, efetiva na relação com seus clientes, segura e competitiva comparada a seus concorrentes. Muitos laboratórios perdem oportunidades incríveis por pura desorganização e esse tipo de problema é o mais comum na gestão de dados da empresa. Na maior parte das vezes, informações se perdem facilmente por uma gestão de dados que não é feita corretamente.


Por conta deste problema recorrente, separamos 8 dicas para você manter informações do seu laboratório de forma na qual você consiga não perder o controle do que está acontecendo em sua empresa.


Evite papéis

Pode parecer até algo distante em um primeiro momento, mas é o primeiro passo para controlar os dados de maneira eficiente e organizada. O que for essencial, deve ser digitalizado, além de praticamente não ocupar espaço, é muito mais rápido, transparente e seguro que o papel.


Faça backup de tudo

Uma vez que toda a sua documentação é digital, o segundo passo é reforçar a segurança. Mantenha cópias de segurança em pelo menos dois lugares, sendo pelo menos um deles em nuvem*. Usar arquivos nuvem* também é interessante para quem utiliza documentos que sofrem modificações constantes.


Tenha processos bem definidos


Defina regras claras. É importante para qualquer rotina de organização laboratorial que exista padrões a serem seguidos. Isso simplifica a gestão de dados e facilita a identificação de qualquer problema que porventura apareça.


Automatize o máximo possível

Com processos e regras definidos, fica fácil otimizar o trabalho e deixar que o computador faça o trabalho. Sempre que você tem um funcionário para fazer um trabalho que pode ser automatizado, o laboratório está perdendo dinheiro. E, logicamente, processos automatizados são muito mais rápidos e eficientes que o manual.


Utilize sistema de gestão para laboratórios

Uma das formas mais eficientes de automatizar os processos é usar uma ferramenta adequada para o serviço.


Programas improvisados e planilhas infinitas até funcionam provisoriamente, porém um sistema especializado em administrar é essencial para controlar os dados do laboratório de forma eficiente.


Com um sistema capaz de coletar e organizar dados de forma automatizada, fica muito mais fácil essa gestão.


Essas soluções também são ótimas pois conseguem integrar e-mails, contas bancárias e outros recursos especializados.


Seja transparente nas informações

Transparência não é entregar todas as informações do laboratório, mas garantir que quem deve saber tenha acesso fácil a elas.


Transparência deve sempre ser aliada a uma segurança de dados eficaz e, consequentemente, seu trabalho fica muito mais organizado e rápido.


Divida categorias aos arquivos

Quando organizar seus documentos de forma digital, é fundamental que eles estejam distribuídos em categorias e pastas coerentes, para garantir que sejam fáceis de ser encontrados.


Controle os dados pelo tempo

Existem documentos que são importantes por toda a vida de uma empresa, mas boa parte deles perde o sentido em algum momento, sejam notas fiscais de muito tempo ou itens que já expiraram ou não tem mais valor.


Em documentos físicos, que ocupam espaço, faz sentido jogar o que não server mais fora, mas digitalmente o que é temporário não precisa ser tratado de forma radical, basta tirar um pouco da visibilidade dos documentos antigos e arquivá-los em outro local caso precise consultar futuramente.


*Saiba mais sobre o que é armazenamento em nuvem.

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