Escaneamento, Organização de Arquivos e Fluxo no Laboratório

*Originalmente Publicado em Comunidadek2go

Hoje 12/11 eu fui convidado pelo meu amigo Bruno Severo para uma Live no Instagram às 20:20 horário de Brasília com o mesmo tema deste post, mas uma hora para falar sobre o tema é pouco, por isso resolvi criar um artigo para complementar. Se esse artigo contribuir para você, não se esqueça de curtir, comentar e compartilhar, para criarmos juntos uma rede de compartilhamento de conhecimento elevando o nível da odontologia Brasileira. Vamos começar falando sobre escaneamento, principalmente sobre a realidade do escaneamento no Laboratório de Prótese. Indiscutivelmente o scanner é a porta de entrada para a odontologia digital, não digo a entrada no mercado digital, mas a forma de transformar um projeto físico em virtual, ou seja, independente se o scanner é de bancada ou intra-oral, de qualquer forma todos os trabalhos da odontologia digital necessariamente passam por um scanner. Um trabalho pode entrar no Laboratório como um modelo vazado, um molde para vazamento, um modelo impresso ou um escaneamento e normalmente aí já começam os gargalos do mundo digital. Se esse trabalho chegou vazado ou apenas o molde, ele vai precisar ser escaneado e nessa parte entram duas variáveis importantes, a primeira é o tempo de escaneamento de cada malha e a segunda é o tempo de processamento da renderização do trabalho. Quando pensamos em tempo de renderização, precisamos reavaliar se o processador, placa de vídeo e memória RAM do computador estão compatíveis com os requerimentos do sistema e no caso da computação, quanto mais, melhor. Quando pensamos na questão tempo de escaneamento, uma das formas de diminuir o gargalo, é trabalhar encima do processo em si, no Ceramill Map por exemplo, a ordem de escaneamento nunca muda, então se o operador tirar os modelos da caixa de trabalho e deixar na bancada na ordem de escaneamento, já diminui segundos dessa etapa. Outra forma de economizar tempo é entender o tipo de modelo de gesso que trabalhamos no dia-a-dia, se o Laboratório tem um padrão e normalmente usa no máximo 3 tipos de articuladores, você pode criar uma base imantada negativa daqueles articuladores e toda vez que for escanear um modelo, basta colocar na base imantada, não precisa repetir o processo de desparafusar a base de escaneamento, colocar o modelo, parafusar a base de escaneamento toda vez. "Ah mas Thiago, você está falando de diminuir segundos na minha produção, isso não vai fazer diferença" Faz diferença sim e eu posso provar. Durante as minhas primeiras consultorias, eu media o tempo que os operadores demoravam para executar cada tipo de processo e como descrito acima, no escaneamento quando vc desparafusa, coloca o modelo e parafusa novamente, o operador que fez isso mais rápido fez em 11 segundos. Se o operador faz o escaneamento de apenas 5 modelos por dia e demora em média 11 segundos por modelo, são 5 dias por semana, 52 semanas no ano, então esse operador está perdendo quase 4 horas úteis por ano, fazendo um processo que poderia ser otimizado, parece pouco em um ano, mas repare que eu falei 5 modelos e normalmente cada trabalho sobre implante por exemplo, usa essa quantidade de modelos. Outra forma de diminuir absurdamente esse gargalo, mas é óbvio que não é a realidade de todos, que é utilizar o scanner intra-oral não só como scan service, mas como scanner de modelo também, em uma comparação direta, o intra-oral faz o escaneamento de arcada superior, inferior, mordida e renderização do modelo em média em 2 a 3 minutos, enquanto um Ceramill Map 400 por exemplo pode demorar até 9 minutos para o mesmo trabalho. Usando a mesma lógica anterior, o operador pode economizar até 30 horas por ano se escanear apenas 5 trabalhos por dia no Laboratório, imagina com mais trabalhos? Então se você tem um intra-oral para scan service que está parado aí, use nos modelos para diminuir o gargalo de escaneamento. Quando falamos em Scanner Intra-Oral, falamos de arquivos digitais e aí vem outro gargalo que geralmente passa desapercebido pelos operadores, a organização desses arquivos é extremamente importante e a forma de recebê-los pode impactar diretamente nessa organização. O Laboratório recebe os arquivos escaneados normalmente através de algumas plataformas:

  • Software de conexão com o scanner (Sirona Connect3, Shape Communicate, etc)

  • E-mail

  • WeTransfer

  • Nuvem (Dropbox, Google Drive, OneDrive)

  • Aplicativos (Droplab, Udlab, etc)

Cada um deles tem sua vantagem e desvantagem, mas o principal é entender que desde que aquela ferramenta agregue valor ao trabalho do Laboratório e ajude na organização da produção, ela pode e deve ser usada. Não é problema nenhum receber os arquivos por todas essas plataformas e até por mais de uma do mesmo tipo, mas é importante entender a fase organizacional da empresa primeiro, por exemplo, se seu setor administrativo tem dificuldade de receber os pedidos somente por e-mail e WeTransfer, não vai ser usar mais uma ferramenta parecida, como o Dropbox para resolver o problema, no caso é necessário organizar a casa primeiro e depois partir para a novidade, porque toda novidade precisa ser bem comunicada com a equipe e com os clientes. Mas indiferente da plataforma que esse arquivo foi enviado, será necessário fazer o Download do escaneamento ou projeto em algum momento para trabalhar com ele e é aí que mora o problema. Não posso generalizar, mas na experiência que eu tenho de Laboratório e de Consultoria em Processos, a maioria das empresas que entra para o digital, ainda entra com mentalidade analógica e nessa cultura, organizar as pastas de arquivos não é tão importante. É indispensável que exista um POP (procedimento operacional padrão) definindo como aquele arquivo deve ser manipulado, porque na maioria das vezes, mais de uma pessoa vai ter acesso e/ou vai manipular aquelas pastas de arquivo, mas esse POP precisa ser feito em forma de vídeo ou texto e imagens como esse, porque se esse conhecimento se mantém no empírico, ou seja, na cabeça de cada um dos operadores daqueles arquivos, em algum momento isso vai dar problema. O Droplab como Laboratório já não existe tem mais de dois anos e até hoje tenho clientes que me pedem arquivos daquela época, seja para refazer um trabalho, seja para uma aula e eu tenho e encontro com facilidade esses arquivos até hoje. Um motivo mais prático e do dia-a-dia para se organizar os arquivos e entender as nomenclaturas de cada um deles é que quando estamos no flow diário, fazendo os projetos no CAD, uma hora ou outra você cria uma ordem de serviço no CAD, começa a desenhar e percebe que errou na criação da OS, aí algumas vezes precisa fechar o CAD, refazer a OS e abrir o CAD novamente. Se esse trabalho era de um escaneamento intra-oral que o operador apenas baixou os arquivos e colocou em uma determinada pasta e não salvou dentro da pasta do projeto que acabou de criar no CAD, toda vez que ele começar novamente o projeto, ele vai precisar referenciar os arquivos, vai precisar falar para o sistema em qual pasta ele salvou aquele arquivo. Quando se torna padrão no Laboratório que os arquivos de escaneamento recebidos de clientes devem ser salvos na pasta compartilhada do cliente (seja na rede ou na nuvem) e também na pasta do projeto, além de renomeados de acordo com a exigência do software CAD, esse Laboratório se torna mais organizado e mais fluído, todos sabem o que, quando e como fazer com todas as etapas e isso reflete diretamente na produção e principalmente no tempo do empresário. Ta bom, admito que essa parte de salvar na pasta do projeto e renomear os arquivos está um pouco complicada, mas é por isso que eu criei o curso de Básico Bem Feito no Ceramill Mind e Exocad, totalmente gratuito, não precisa nem se cadastrar para assistir, nele eu mostro como organizar esses arquivos. Resumindo, os softwares CAD como Exocad, Ceramill e Modellier são o que chamamos de "Case Sensitive" no relacionamento com os arquivos, então cada arquivo dentro da pasta do projeto, precisa ter o nome certo para que o sistema reconheça e isso é bem fácil de organizar se você entender o conceito. Agora falando um pouco mais sobre organização de arquivos, ficou cada vez mais comum os cadistas colecionarem bibliotecas, vejo alguns com 300, 400 bibliotecas de dentes com muito orgulho. De fato da muito orgulho porque algumas são lindas, eu sou um desses colecionadores, mas é importante prestar atenção nessa palavra: coleção. No dia-a-dia dificilmente usamos mais de 5 bibliotecas de dentes, a maioria nem muda na verdade, usa só a Generic mesmo, então porque instalamos todas as 400 bibliotecas no nosso sistema? Separe o Hobby do profissional, deixe salvo suas bibliotecas em um HD externo, na nuvem ou pelo menos em outra pasta do computador, deixe na pasta Library apenas as bibliotecas que você usa de fato, assim você economiza muito tempo procurando a biblioteca ideal e quando quiser usar as diferentes, sabe onde pegar com facilidade, o mesmo se aplica para as bibliotecas de implante. Já falamos de escaneamento e organização de arquivos, ambos são partes micro de um sistema muito maior que é o Fluxo de Trabalho no Laboratório, quando eu penso na palavra fluxo, me remete quase instantâneo ao movimento da água, então porque não pensar no fluxo do laboratório como se fosse um rio? Quanto mais pedras no meio do caminho, quanto mais curvas, voltas e subidas aquele rio fizer, quanto menos afluentes aquele rio tiver, menor seu fluxo no final, certo? O mesmo se aplica ao Laboratório. Quando o setor de gesso fica distante do setor de entrada, de estruturas e de CAD ou quando o setor de cerâmica fica muito separado dos outros, ou até mesmo quando o almoxarifado (estoque) do Laboratório fica longe da produção, vemos um fluxo de pessoas muito maior do que um fluxo de trabalhos e isso nunca é positivo. Pessoas quando se encontram, conversam, quando conversam se distraem e isso não é um ponto positivo para um trabalho que exige concentração e precisão como a prótese. Não me entendam mal, não estou dizendo para as pessoas pararem de socializar dentro da empresa, somos humanos, seres sociais por natureza e socializar nos faz mais felizes, mas tudo tem sua hora certa, então durante o período de produtividade do operador, ou seja, quando ele pega um trabalho para fazer e executa começo, meio e fim do trabalho e depois passa para o outro, quanto menos interações sociais, maior a chance de sucesso naquele projeto. Então o layout, a organização dos móveis, a quantidade de portas e até o tipo daquela porta, onde colocar ou não colocar paredes, qual tipo de armário usar, tudo isso importa dentro de um fluxo de trabalho, mas, mais que isso uma coisa que eu sempre falo e que impacta tanto quanto o próprio layout, é o modelo de negócios. Quando você tem um modelo de negócios bem definido, por exemplo: um Laboratório de Prótese 100% digital focado em estética ou um Laboratório de Prótese Artístico, o famoso Ateliê ou Studio, como meu pai mesmo tem, fica muito mais fácil você organizar esse fluxo. Pensando novamente no Laboratório como um rio, se esse rio sabe para onde ele vai correr, ou seja, já tem o buraco dele cavado com todas as direções, é muito mais fácil do que se não tivesse buraco nenhum ali e a água se espalhasse para todos os lados, certo? Agora que esse rio sabe para onde ele vai, ele pode se conectar através dos seus afluentes a outros rios que também sabem o que querem e assim os dois abastecem um oceano muito maior. Parando com a viagem e indo para a analogia direta, você tem um Laboratório que o modelo de negócios é um Ateliê, faz apenas trabalhos estéticos, de canino a canino sobre refratário, não produz demais e quando tira férias, fecha a empresa. Nesse exemplo, você sabe que é um Laboratório com ticket médio mais alto, ou seja, valor por venda mais alto do que um Laboratório de produção, mas que produz bem menos elementos por mês, nesse tipo de Laboratório, nem sempre vale a pena o investimento em um CAD/CAM, mas isso não impede o ceramista de receber trabalhos digitais, o rio dele está bem definido, sabe que quer trabalhar com estética e valor agregado, então ele se conecta com outro rio afluente que quer ser digital e terceiriza os copings de zircônia ou os modelos impressos, assim os dois se fortalecem e abastecem o oceano da Odontologia. É isso pessoal, muito obrigado a quem leu até aqui, gostaria de lembrar que essa é a minha visão e se você concorda ou não concorda comigo, comenta aqui embaixo que é para isso que serve um fórum, gerar discussões saudáveis e de crescimento mútuo. Um abraço, Thiago Kempen

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